Zzp administratie

Ziet u ook op tegen uw administratie? Wat is nu het belang van administratie? Veel ZZP’ers zien als een berg op tegen deze telkens terugkerende klus. Toch bent u als zelfstandig ondernemer verplicht om een deugdelijke boekhouding bij te houden. Daarnaast is het voor u een manier om uw bedrijf inzichtelijk te maken, bijvoorbeeld wat voor kosten u maakt en hoeveel geld er binnen komt. Uw administratie hoeft ook geen grote of moeilijke opgave te zijn wanneer u een duidelijke structuur aanbrengt en uw papieren regelmatig bijhoudt.

De inhoud van de administratie

In uw administratie moeten de volgende onderdelen voorkomen:

• Het grootboek
• Debiteuren en crediteuren
• Voorraad
• In- en verkoop
• Eventueel loon

Het grootboek is een in mappen (ook wel grootboekrekeningen genoemd) onderverdeeld overzicht van de financiële stromen (alle inkomsten en uitgaven) van uw bedrijf. Denk hierbij aan telefoonkosten, ontvangen en betaalde BTW, geleverde reiskosten, salariskosten, uw bankrekeningen, enzovoorts. Iedere inkomsten- en uitgavenpost krijgt een nummer, het zogenaamde grootboekrekeningnummer. In de debiteuren- en crediteurenadministratie worden gegevens over uw klanten en leveranciers, hun facturen en opstaande posten bijgehouden. De voorraadadministratie behelst de aanwezige voorraad van producten en de waarde hiervan. Een keer per jaar moet dit volledig geïnventariseerd worden. De in- en verkoopadministratie is niets meer dan het inboeken van in- en verkoopfacturen in de juiste ‘mappen’ van het grootboek. Wanneer u personeel in dienst heeft, zult u ook een loonadministratie bij moeten houden in het grootboek.

BTW Aangifte

Ieder kwartaal moet u een BTW-aangifte doen. Het bedrag wat u moet betalen aan BTW is het verschil tussen de BTW die u heeft ontvangen over verkoopfacturen en de door u betaalde BTW over uw inkopen en onkosten. Wanneer u maar een klein bedrag hoeft te betalen, kunt u in aanmerking komen voor de kleine ondernemersregeling (KOR). U hoeft dan minder, of in sommige gevallen helemaal geen BTW meer te betalen. Dit scheelt in onkosten en in administratieve verplichtingen.

Winst- en verliesrekening

Aan het einde van ieder kalenderjaar dient u een winst- en verliesrekening te maken. Hierin wordt onder meer vermeld hoeveel u heeft verdient, wat uw eigen vermogen is, hoeveel schulden u heeft openstaan aan leveranciers en wat u nog moet ontvangen van klanten. De winst- en verliesrekening maakt inzichtelijk hoe goed of hoe slecht uw bedrijf heeft gedraaid. Interessant voor u én voor de belastingdienst. De winst die u over het betreffende jaar gemaakt heeft is het uitgangspunt voor de aangifte inkomstenbelasting.

Aangifte inkomstenbelasting

Betaalt u via de BTW-aangifte omzetbelasting, via de aangifte inkomstenbelasting betaalt u belasting over uw inkomen, zoals mensen in loondienst loonbelasting betalen. Het nettowinstbedrag uit uw winst- en verliesrekening vormt de basis. Hiervan kunt u uw onkosten en mogelijk verschillende aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de investeringsaftrek afhalen. Wat er over blijft, is uw belastbaar inkomen waarover u inkomstenbelasting kunt betalen.

Tip en tricks voor de administratie

Er zijn verschillende –niet al te dure- boekhoudpakketten voor ZZP’ers op de markt. Deze programma’s nemen u veel van de administratie uit handen, u kunt er onder meer facturen mee maken, btw aangifte doen, telebankieren, boekhouden en een winst- en verliesrekening produceren. Sommige pakketten bieden zelfs de mogelijkheid aangifte inkomstenbelasting te doen vanuit het programma. Echter, vanwege de steeds veranderende wet- en regelgeving is het raadzaam deze te laten doen door een professional. Let ook even op het volgende: u bent verplicht al uw administratie tenminste 7 jaar te bewaren.